Každý človek má k dispozícii rovnako dvadsaťštyri hodín denne. Produktívne využiť tento čas môže znamenať rozdiel medzi dokončovaním vecí a snahou udržať krok s dobou. Tieto tipy na správu času vám pomôžu zefektívniť deň a pracovať efektívnejšie.
1. Vykonajte časový audit
Dostanete sa na koniec každého pracovného dňa a čudujete sa, kam sa podel čas? Možno sa vám zdá zvláštne, prečo sa vám nepodarilo dosiahnuť toľko, koľko ste dúfali. Môžete strácate čas viac, ako si uvedomujete. Medzi spôsobom, akým si myslíte, že trávite čas, a tým, ako ho v skutočnosti trávite, môže byť značný rozdiel.
Toto je jednoduchá metóda na vykonanie časového auditu. Získajte nejaký časový spínač, ktorý môžete nastaviť tak, aby sa spúšťal každých tridsať minút. (Aplikácia budíka vo vašom telefóne to vyrieši asi najjednoduchšie.) Skúste nemyslieť na časovač – nechajte ho pokojne bežať na pozadí. Akonáhle časový spínač zhasne, napíšte, čo v tej chvíli robíte.
Ak kontrolujete Facebook alebo posielate niekomu zábavný text, priznajte sa k nemu. Nastavte časovač na ďalších tridsať minút a postup opakujte až do konca dňa. Pozrite sa, ako ste strávili čas. Ako často ste boli prichytení pri niečom, čo nebolo produktívne? Skúste vykonať audit každý deň počas týždňa, aby ste získali dobrý prehľad o tom, ako postupujete. Ak zistíte, že trávite príliš veľa času kontrolou svojho e-mailu, listovaním sociálnych sietí alebo chatovaním so spolupracovníkmi, budete presne vedieť, kde musíte vykonať úpravy.
2. Zablokujte rušivé elementy
Teraz, keď máte lepšiu predstavu o tom, čo vás rozptyľuje, je načase to zablokovať. Ak sú napríklad vašou slabosťou sociálne médiá, vyskúšajte aplikáciu na zvýšenie produktivity, ktorá blokuje rušivé vplyvy online. Ak pracujete na projekte, ktorý vyžaduje vašu pozornosť v textovom dokumente, skúste prejsť do režimu celej obrazovky, aby ste zabránili otváraniu kariet alebo odpovedaniu na upozornenia na ploche.
3. Plánujte
Starostlivosť o to, ako splníte všetky svoje úlohy v priemernom pracovnom dni, môže vážne zaťažiť vašu produktivitu. Zoznamy úloh môžu byť zdrvujúce, ak máte pred sebou veľa práce. Naplánujte si namiesto toho svoj program do kalendára (v online alebo aj papierovej verzii). Môžete si vyhradiť hodinu na odpovedanie na e -maily, dve na prieskum a načrtnutie dôležitej úlohy na budúcotýždňovú poradu, jednu na obed s kolegom a podobne. Ak máte zdieľaný firemný kalendár, o to lepšie. Môžete svojim kolegom pripomenúť, aby vás prerušili, iba ak je to skutočne nevyhnutné, ak máte čas vymedzený na dôležité úlohy.
Budete prekvapení, čo časové blokovanie urobí pre vašu produktivitu. Ak napríklad máte vo zvyku odpovedať na e -maily hneď ako prídu, pravdepodobne tým prerušíte svoj vlastný pracovný postup. To znamená, že potom, čo ste všetkým odpovedali na e -mail, budete musieť venovať viac času tomu, aby ste sa preorientovali na úlohu, na ktorej ste pracovali, skôr než sa objavil v schránke. Plánovanie vám umožní stanoviť si priority vopred a vyhnete sa rozptyľovaniu menej dôležitými záležitosťami.
4. Vyhnite sa multitaskingu
Môžete si myslieť, že ste dobrí v plnení viacerých úloh, ale pravdepodobne sa mýlite. Keď rozdelíte svoje sústredenie na úlohy, v skutočnosti odvádzate pozornosť od jednej úlohy k druhej a využívate väčšiu kapacitu mozgu. Budete lepšie fungovať, ak sa budete naplno venovať jednej úlohe naraz. Zoskupovanie podobných úloh vás tiež môže udržať v správnom myslení. Môžete napríklad zoskupiť svoje “písomné” úlohy a vykonať ich v jednom konkrétnom časovom úseku. Administratívne úlohy môžu spadať do ďalšieho časového bloku. Potrebujete byť aktívni na sociálnych sieťach? Všetko vyrieši jednoduchá aplikácia, vďaka ktorej si môžete svoje príspevky vopred plánovať a nebudete sa sami rušiť neustálym prihlasovaním a kontrolou.
5. Trvajte na tom, aby ostatní rešpektovali váš čas
Ak sa zúčastňujete nezmyselných porád, ktoré pre vašu prácu nemajú prínos, dajte o tom vedieť svojim kolegom. Ide o hodinu vášho času, ktorú môžete využiť oveľa efektívnejšie a navyše – ide o hodinu, ktorú vám už nikto nevráti. Každé stretnutie by malo mať reálny prínos a každý organizátor schôdze by mal odôvodniť vašu požadovanú účasť. Máte právo na pracovný čas bez zbytočných prerušení, preto oň požiadajte.
6. Majte na pamäti svoju „výzvu na akciu“
Čo chcete získať z telefonátu, na ktorý sa pripravujete alebo zo schôdze, ktorú sa chystáte zorganizovať? Predtým, ako sa do nej ponoríte, musíte vedieť, čo požadujete alebo aspoň čo chcete dosiahnuť. V opačnom prípade skončíte s rozhovormi a stretnutiami, ktoré v konečnom dôsledku nie sú produktívne. Po stretnutiach a telefonátoch si dajte pár minút na zváženie, či ste dosiahli výsledok, v ktorý ste dúfali. Ak sa tak nestalo, naplánujte si ďalšie kroky, aby ste to dosiahli. Budete viac pripravení, keď sa znova objaví príležitosť vyriešiť problém.
7. Doprajte si dostatok času na oddych a odpočinok.
Vyhraďte si čas na prestávku. Nikto nepracuje efektívne, keď má nedostatok spánku. Nevyhýbajte sa ani dovolenke. Vynechanie dovolenky je v skutočnosti zlé pre vaše zdravie, nielen pre ďalšiu prácu. Keď ste dobre oddýchnutí, je oveľa pravdepodobnejšie, že sa svojim úlohám budete venovať plne sústredení a nadšení.
